Document Management

Mengakses dokument dengan Scan QR Code

User Management

Kelola user aplikasi untuk keamanan dokumen anda, bisa menambah user, mengelola hak akses dan lain-lain

Upload dokumen ke aplikasi

Upload dokumen yang ingin anda kelola di aplikasi, buat nama dan penomoran dokumen, klasifikasikan sesuai type dokumen yang anda inginkan sehingga lebih mudah dalam pengelolaan dan pencarian

Kelola dokumen sesuai keinginan Anda

Paperless, dan bisa diakses darimana saja, bisa di share secara publik maupun bisa dilindungi dengan password

Cetak QR Code untuk akses dokumen melalui scan

Bisa cetak qr untuk dibuat secara digital maupun di cetak di label sticker, sehingga memudahkan untuk mengakses dokumen secara detil via cloud

Report

Dapat melihat report dokumen secara lengkap sesuai yang anda inginkan

Aplikasi Document Management-Manajemen Dokumen Perusahaan: Solusi Digital untuk Pengelolaan Arsip yang Lebih Mudah, Aman, dan Efisien

Pentingnya Pengelolaan Dokumen dalam Operasional Perusahaan

Dokumen merupakan salah satu aset penting dalam suatu perusahaan yang memiliki peran besar dalam menunjang kelancaran operasional bisnis. Setiap aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi, keuangan, pembelian, penjualan, sumber daya manusia (HRD), legalitas, hingga aktivitas operasional lainnya, selalu berkaitan dengan dokumen.

Setiap dokumen memiliki jenis, fungsi, dan tingkat kepentingan yang berbeda. Contohnya adalah invoice, purchase order (PO), surat jalan, kontrak kerja sama, dokumen legalitas, laporan keuangan, dokumen karyawan, hingga dokumen aset perusahaan. Seluruh dokumen tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah ditemukan, digunakan, dan dipertanggungjawabkan ketika dibutuhkan.

Namun, semakin besar skala perusahaan dan semakin banyak aktivitas operasional yang dilakukan, jumlah dokumen yang harus dikelola juga semakin meningkat. Pengelolaan dokumen secara konvensional menggunakan kertas dan penyimpanan fisik sering kali menimbulkan berbagai permasalahan yang dapat menghambat produktivitas perusahaan.

Permasalahan Pengelolaan Dokumen Secara Konvensional

Penyimpanan dokumen fisik membutuhkan tempat dan ruang khusus, seperti lemari arsip, filing cabinet, maupun ruang penyimpanan dokumen. Ketika jumlah dokumen terus bertambah, perusahaan harus menyediakan ruang tambahan yang tentunya membutuhkan biaya dan pengelolaan tersendiri.

Selain kebutuhan ruang, terdapat beberapa permasalahan lain dalam pengelolaan dokumen manual, antara lain:

1. Dokumen Berantakan dan Sulit Ditata: Banyaknya dokumen dengan kategori dan fungsi berbeda membuat proses pengarsipan menjadi tidak teratur apabila tidak dikelola menggunakan sistem yang tepat.

2. Sulit Melakukan Pencarian Dokumen: Mencari dokumen tertentu membutuhkan waktu karena harus membuka lemari, folder, atau tumpukan arsip satu per satu.

3. Kesulitan Melacak Keluar Masuk Dokumen: Perusahaan sering mengalami kesulitan mengetahui siapa yang mengambil, menggunakan, meminjam, atau mengembalikan dokumen.

4. Risiko Kehilangan dan Kerusakan: Dokumen dapat hilang, terselip, rusak akibat usia, terkena air, atau bahkan tidak diketahui keberadaannya.

5. Akses Dokumen Terbatas: Dokumen fisik tidak dapat diakses secara bersamaan oleh banyak departemen atau karyawan yang membutuhkan.

6. Biaya Operasional Tinggi: Kebutuhan kertas, tinta, lemari arsip, ruang penyimpanan, dan tenaga administrasi dapat meningkatkan biaya operasional perusahaan.

Permasalahan tersebut menunjukkan bahwa perusahaan membutuhkan sistem pengelolaan dokumen yang lebih modern, terstruktur, dan terintegrasi dengan teknologi digital.

Aplikasi Manajemen Dokumen sebagai Solusi Digitalisasi Arsip Perusahaan

Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan Aplikasi Manajemen Dokumen (Document Management System) yang mampu mengelola seluruh dokumen secara digital.

Aplikasi manajemen dokumen merupakan solusi teknologi untuk membantu perusahaan melakukan penyimpanan, pengelompokan, pencarian, peminjaman, pelacakan, dan pengelolaan dokumen dalam satu sistem terpusat.

Dengan digitalisasi dokumen, perusahaan tidak lagi sepenuhnya bergantung pada penyimpanan arsip secara fisik. Setiap dokumen dapat didaftarkan berdasarkan kategori, nomor dokumen, departemen, lokasi penyimpanan, tanggal, maupun informasi lainnya sehingga lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Sistem ini juga dapat mendukung pengelolaan dokumen fisik melalui pencatatan lokasi penyimpanan dan riwayat keluar masuk dokumen. Dengan demikian, perusahaan tetap dapat mengontrol keberadaan dokumen asli meskipun pengelolaannya sudah menggunakan sistem digital.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Document Management System

Implementasi aplikasi pengelolaan dokumen memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:

• Paperless Office: Mengurangi ketergantungan terhadap pencatatan dan pengelolaan dokumen secara manual.

• Penyimpanan Terpusat: Seluruh informasi dokumen tersimpan dalam satu sistem yang terorganisasi.

• Pencarian Dokumen Lebih Cepat: Memudahkan pengguna menemukan dokumen berdasarkan nomor, nama, kategori, maupun kata kunci.

• Tracking Dokumen: Mengetahui status dan riwayat keluar masuk dokumen, termasuk pengguna yang melakukan peminjaman dan pengembalian.

• Kontrol Akses: Mengatur hak akses pengguna berdasarkan departemen, jabatan, atau kewenangan masing-masing.

• Mengurangi Risiko Kehilangan: Membantu perusahaan memantau keberadaan dokumen dan menyimpan salinan digital sebagai referensi.

• Efisiensi Operasional: Menghemat waktu, ruang penyimpanan, serta biaya administrasi perusahaan.

Saatnya Beralih ke Sistem Pengelolaan Dokumen Digital

Transformasi digital bukan hanya tentang mengubah dokumen kertas menjadi file digital, tetapi juga bagaimana perusahaan mampu mengelola seluruh dokumen secara sistematis, aman, terstruktur, dan mudah ditelusuri.

Dengan menggunakan aplikasi manajemen dokumen perusahaan, proses administrasi dan pengarsipan menjadi lebih efisien. Karyawan dapat menemukan informasi lebih cepat, bagian administrasi dapat mengontrol pergerakan dokumen, dan manajemen dapat memantau aktivitas pengelolaan arsip dengan lebih baik.

Saatnya tinggalkan pengelolaan arsip yang berantakan dan beralih ke sistem pengelolaan dokumen digital yang modern. Optimalkan operasional perusahaan dengan aplikasi Document Management System yang membantu dokumen lebih mudah disimpan, dicari, dilacak, dan diakses kapan saja sesuai hak akses pengguna.

Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai solusi aplikasi manajemen dokumen perusahaan dan konsultasikan kebutuhan digitalisasi arsip bisnis Anda.

Document management adalah aplikasi manajemen dokumen untuk akses dokumen via qr code. Via aplikasi ini, dokumen dapat di upload kemudian diakses secara cloud dengan menggunakan scanner via handphone. Kelola dokumen sesuka anda dengan keuntungan dapat diakses dari mana saja, bisa di share secara publik maupun dilindungi dengan password